Prowadzenie elektronicznej książki kontroli narkotyków w KS-AOW

Apteka ma możliwość prowadzenia elektronicznej książki kontroli narkotyków i substancji psychotropowych. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 11 września 2006 r. dopuszcza prowadzenie ewidencji tych środków zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów technicznych przez system komputerowy. System KS-AOW/KS-Apteka Windows umożliwia prowadzenie takiej ewidencji zgodnie z przepisami.

Instrukcja prowadzenia elektronicznej książki kontroli

1. Otwarcie książki

• Książkę otwiera się w module APW41 Administrator, wybierając z menu Ustawienia pozycję „Elektroniczna książka kontroli narkotyków i psychotropów”.
• Po otwarciu książki program automatycznie dodaje do niej wszystkie leki podlegające kontroli (oznaczone jako narkotyk, psychotrop lub prekursor).

2. Rejestracja operacji

• System automatycznie rejestruje wszelkie operacje magazynowe (przychód, rozchód, korekty) dotyczące leków objętych kontrolą, bez konieczności ręcznego dopisywania tych operacji przez personel apteki.
• Korekty zapisów są dokonywane wyłącznie przez dokumenty korygujące, opatrzone podpisem i danymi osoby dokonującej korekty, co zapewnia pełną kontrolę operacji.

3. Wydruki i obowiązki

• Zgodnie z rozporządzeniem, co dwa tygodnie należy wykonywać wydruki z prowadzonej elektronicznie ewidencji. Wydruki te podpisuje kierownik apteki i przechowuje przez 5 lat.
• Wydruki wykonuje się w module APW23 Kontrola → Kontrola sprzedaży → Książka kontroli narkotyków i psychotropów, wybierając odpowiednią grupę leków.

4. Zamknięcie książki

• Książkę można zamknąć w tym samym module, co otwarcie. Po zamknięciu nie można już wprowadzać żadnych wpisów.

5. Zabezpieczenia

• System posiada mechanizmy uniemożliwiające usuwanie lub nieautoryzowaną modyfikację wpisów. Każda próba ingerencji „z zewnątrz” (np. bezpośrednio w bazie danych) skutkuje oznaczeniem książki jako uszkodzonej, co wymaga jej zamknięcia i otwarcia nowej.

6. Szczegółowa instrukcja

• Szczegółowy opis prowadzenia elektronicznej książki kontroli znajduje się w dokumentacji systemu KS-AOW, w rozdziale „Elektroniczna książka kontroli narkotyków i psychotropów” (strony 10–17 dokumentu APW41.pdf (załączono)).

Oświadczenie firmy Kamsoft do WIF

W przypadku zgłoszenia prowadzenia elektronicznej książki kontroli narkotyków do Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego (WIF), należy dołączyć oświadczenie firmy Kamsoft, że program spełnia wymogi ustawowe. Kamsoft udostępnia wzór takiego oświadczenia, które potwierdza, że system KS-AOW/KS-Apteka Windows zapewnia wymagane zabezpieczenia, nie pozwala na usuwanie wpisów, umożliwia korekty wyłącznie przez dokumenty korygujące z podpisem i rejestruje wszystkie operacje zgodnie z rozporządzeniem.

„System KS-AOW/KS-APTEKA WINDOWS posiada możliwość tworzenia ewidencji i wydruków wymienionych w rozporządzeniu kategorii środków odurzających i substancji psychotropowych w formacie i zakresie danych określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Zdrowia. (...) Wymogi określone w ww. rozporządzeniu Ministra Zdrowia są spełnione przez system KS-AOW od wersji systemu na rok 2007.”

Do zgłoszenia do WIF należy dołączyć oświadczenie Kamsoft, potwierdzające zgodność programu z wymogami prawnymi (załączono).