Wiązanie zamówień z fakturami

Listę niepowiązanych zamówień można otrzymać kontaktując się z daną hurtownią i prosząc o wysłanie numerów niepowiązanych zamówień. W przypadku Boehringera najczęstszą odpowiedzią jest zrzut ekranu z danymi niepowiązanych faktur (przykładowy zrzut poniżej). Interesuje nas głównie data utworzenia zamówienia (2021-07-01) oraz numer zamówienia AOW (2439/2021)

Gdy uzyskamy listę zamówień przechodzimy do programu aptecznego. Będziemy używać dwóch modułów: Zakupy oraz Zamówienia. 

Najpierw przechodzimy do Zamówień. Tutaj będziemy szukać niepowiązanych zamówień. Wybieramy opcje Pokaż filtry, powinno nam się pokazać okno jak poniżej. W zakresie dat podajemy datę jaką otrzymaliśmy w mailu (np. 2021-07-01). W analizowanym przypadku wpiszemy datę 2021-11-19. Po przefiltrowaniu zamówień powinniśmy odnaleźć numer zamówienia z pola AOW (np. 2429/2021). W analizowanym przypadku będzie to 6/2021.

Po wejściu w zamówienie (kliknięcie Enter lub dwa razy Lewym Przyciskiem Myszy) możemy podejrzeć jakie leki zostały zakupione oraz w jakiej ilości. W analizowanym przypadku jest to Pradaxa 0,15 g 60 kaps. w ilości 3 sztuk.

Po ustaleniu jaki towar nie jest powiązany oraz z jakiego dnia pochodzi zamówienie przechodzimy do modułu Zakupy. Po wejściu w dokumenty wybieramy opcję F12 Przegląd poprawki. Klikamy F9 Filtr. W nowo otwartym oknie otwieramy okienko F11 Wybierz oraz odszukujemy towar z niepowiązanego zamówienia. W analizowanym przypadku będzie to Pradaxa 0,15 g 60 kaps. Następnie klikamy F2 OK, spowoduje to wyświetlenie jedynie faktur na których znajduje się wybrany towar.

Odszukujemy na liście faktur niepowiązane zamówienie - ważne aby zwrócić uwagę na datę wystawienia dokumentu oraz stworzenia zamówienia, daty te powinny być relatywnie blisko siebie. W analizowanym przypadku, zamówienie zostało złożone 2021-11-19, więc data utworzenia faktury powinna być minimum wprowadzona dzień później - 2021-11-20.

Po odnalezieniu właściwej faktury ustawiamy się na niej oraz klikamy F3 Dokument, pojawią nam się wszystkie towary znajdujące się na fakturze. Odnajdujemy na liście Pradaxę 0,15 g 60 kaps. i sprawdzamy kolumnę Ilość zakupiona - powinna ona odpowiadać ilości Pradaxy znajdującej się w zamówieniu (w analizowanym przypadku 3 sztuki).

Ustawiamy się na pozycji i klikamy CTRL+F6 Zamów. Przeniesie nas to do okna, w którym widzimy wszystkie powiązane zamówienia z otwartą fakturą. Jeśli nie znajdujemy w nim zamówienia o którym poinformował nas dostawca, że jest niepowiązane, oznacza to, że musimy je powiązać (gdyby okazało się, że powiązane jest złe zamówienie, możemy je usunąć poprzez ustawienie się na zamówieniu oraz kliknięcie F8 usuń zam.).

Klikamy F2 Przypisz zam. > do bieżącej pozycji. Otworzy nam się kolejne okno z listą wszystkich zamówień pasujących do bieżącej pozycji. Ustaliliśmy już, że niepowiązane zamówienie ma numer 6/2021 (wiemy to ponieważ dostawca przekazał nam numer oraz datę niepowiązanego zamówienia, którą porównaliśmy z najbliższa datą wystawienia faktury, która zawiera niepowiązane pozycje). Odszukujemy więc zamówienie 6/2021, widzimy, że nie jest ono powiązane z żadnym innym zamówieniem, klikamy więc Enter lub wybieramy opcję Ent Wybierz.

Gdy poprawnie powiążemy zamówienie, otrzymamy komunikat o ilości przypisanych pozycji.

Powiązane zamówienie pojawi nam się również na liście zamówień przypisanych do danej faktury.

Na koniec, w samym dokumencie ikona przy nazwie leku zmieni się na zielony "ptaszek".

Dodatkowo, gdy odświeżymy moduł zamówień i wejdziemy w zamówienie 6/2021 zobaczymy, że kolumna Ilość zakupiona zgadza się z kolumną Ilość zamawiana.