KSeF w KS-AOW – Centrum pomocy XSYSTEM

INSTRUKCJA — Konfiguracja programu KS-AOW na potrzeby wystawiania faktur w KSeF

UWAGA Od dnia 1 kwietnia 2026 roku każdy podmiot gospodarczy w Polsce ma obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Poniższą konfigurację należy sprawdzić i w razie potrzeby uzupełnić przed pierwszym wystawieniem faktury w KSeF.

1. Sprawdzenie konfiguracji dostępu do KSeF

W programie aptecznym KS-AOW powinien być skonfigurowany dostęp do systemu KSeF poprzez API. Konfiguracja polega na zainstalowaniu certyfikatu uwierzytelniającego oraz certyfikatu do podpisywania linków w ustawieniach programu. Zakładamy, że większość aptek ma już skonfigurowany dostęp do KSeF i zainstalowane certyfikaty. Jeśli jednak konfiguracja nie została jeszcze wykonana — należy ją niezwłocznie przeprowadzić.

1.1. Przejście do ustawień KSeF

W module Admin (pozycja 41 w menu głównym programu) należy przejść do Opcji modułów, a następnie w drzewie ustawień po lewej stronie wybrać gałąź 15. KSeF.

Moduł Admin (41) w menu głównym programu.

W ustawieniach KSeF powinny być zainstalowane dwa certyfikaty:

Certyfikat uwierzytelniający — służy do autoryzacji połączenia z systemem KSeF.
Certyfikat wystawcy do podpisywania linków — służy do podpisywania faktur wysyłanych do KSeF.

Ustawienia KSeF w Opcjach modułów — widoczne certyfikaty oraz przycisk „Sprawdź połączenie".

1.2. Sprawdzenie połączenia

Po zainstalowaniu certyfikatów i zapisaniu ustawień przyciskiem [F2] Zapisz należy kliknąć przycisk „Sprawdź połączenie" (zaznaczony na powyższym rysunku). Jeśli konfiguracja jest prawidłowa, pojawi się komunikat potwierdzający poprawność danych autoryzacyjnych.

Komunikat potwierdzający prawidłową konfigurację dostępu do KSeF.

Jeżeli komunikat nie pojawi się lub pojawi się błąd — należy sprawdzić poprawność zainstalowanych certyfikatów oraz skontaktować się z serwisem.

2. Wizytówka apteki — prawidłowe uzupełnienie danych

Bardzo istotnym elementem prawidłowego wystawiania faktur w KSeF jest poprawnie uzupełniona wizytówka apteki. Program KS-AOW pobiera dane z wizytówki i umieszcza je w pliku XML w formacie wymaganym przez KSeF, tak aby faktura była zgodna ze schematem i zawierała wszystkie niezbędne informacje.

2.1. Jak otworzyć wizytówkę apteki

Wizytówka apteki znajduje się w module Admin. Po wejściu do modułu należy kliknąć ikonę Wizytówka (pozycja nr 4 na pasku narzędzi).

Pasek narzędzi modułu Administrator — ikona „Wizytówka".

Wizytówka apteki składa się z dwóch zakładek: „Apteka" oraz „Właściciel". Obie zakładki muszą być prawidłowo uzupełnione.

2.2. Zakładka „Właściciel"

Na zakładce „Właściciel" należy uzupełnić dane właściciela apteki, czyli dane podmiotu prowadzącego aptekę. Dane te powinny być zgodne z wpisem w rejestrze CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) lub KRS (w przypadku spółki) — chodzi o dane siedziby firmy.

Poniżej zaznaczono pola wymagające uzupełnienia:

Zakładka „Właściciel" — zielone znaczniki wskazują pola do wypełnienia.

Wymagane pola: Właściciel (e) — pełna nazwa właściciela lub firmy, Ulica, Nr domu/lokalu, Miasto, Kod pocztowy, Województwo, Powiat, Gmina, Poczta, Telefon, REGON.

2.3. Zakładka „Apteka"

Na zakładce „Apteka" należy uzupełnić dane samej apteki, zgodne z wpisem w Rejestrze Aptek. Podczas wypełniania danych należy zwrócić szczególną uwagę, aby poszczególne informacje wpisywać w odpowiednie pola — nazwę ulicy w pole „Ulica", numer domu w pole „Nr domu", numer lokalu w pole po znaku „/" itd.

(pole "Id wew" proszę uzupełnić jedynie w przypadku jeśli apteka posiada nadany w KSeF identyfikator wewnętrzny)

Zakładka „Apteka" — zielone znaczniki wskazują pola do wypełnienia.

Wymagane pola: Nazwa apteki (zgodna z Rejestrem Aptek), Ulica, Nr domu/lokalu, Miasto, Kod pocztowy, Województwo, Powiat, Gmina, Poczta, Telefon, REGON, Numer NIP, Id wew.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zapisać zmiany przyciskiem [F2] Zapisz.

2.4. Właściciel wielu aptek

Jeśli właściciel (np. spółka) prowadzi więcej niż jedną aptekę, konfigurację wizytówki należy przeprowadzić w każdej aptece osobno:

Na zakładce „Właściciel" — w każdej aptece należy wpisać te same dane, czyli dane właściciela/spółki (siedziba firmy).
Na zakładce „Apteka" — w każdej aptece należy wpisać dane konkretnej apteki (jej indywidualną nazwę i adres).

3. Automatyczne przełączenie na faktury ustrukturyzowane

Jeśli do tej pory w aptece nie było ustawione wystawianie faktur dla podmiotów z NIP jako faktur ustrukturyzowanych w KSeF — nie trzeba ręcznie zmieniać tego ustawienia. Bieżąca wersja programu KS-AOW automatycznie przełączy się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych podczas pierwszego logowania do modułu Sprzedaż w dniu 1 kwietnia 2026 roku. Zmiana zostanie wykonana automatycznie i nie wymaga interwencji użytkownika.

4. Podsumowanie — czynności do wykonania dziś (31.03.2026)

Sprawdzić, czy w ustawieniach modułów (15. KSeF) zainstalowane są certyfikaty.
Kliknąć „Sprawdź połączenie" i upewnić się, że dane autoryzacyjne są poprawne.
Otworzyć wizytówkę apteki w module Administrator.
Na zakładce „Właściciel" uzupełnić dane właściciela (zgodne z CEIDG/KRS).
Na zakładce „Apteka" uzupełnić dane apteki (zgodne z Rejestrem Aptek).
Zapisać zmiany przyciskiem [F2].